【AppSheetで在庫管理】期限が近い在庫レポートをメールで配信する

在庫管理アプリで重要なことは期日の管理。食料品で気になるのは賞味期限ですね。これまでつくってきた在庫管理アプリでは、期限の近い・到来した商品のリストを表示する機能があります。でも、自分できちんと見ないと期限が近いかどうかも分からないですし、いちいち見にいくのも面倒くさいという声も・・・

そこで、期限が近い商品のリストをメールで配信、利用者（我が家の家族ですが）に強制的に在庫を知らせることにします。これで、アプリを見にいかなくても、何を使わなければいけないかわかる（はずですね）。

AppSheetには、レポート配信機能も備わっていますので、作成手順を順番に見ていきます。前編では標準フォームによるレポート配信、後編ではレポートの表示フォーマットをカスタマイズします。

ご注意

AppSheetでは、レポート機能をオートメーションのボット機能に統合されることを発表し、新しいレポートの作成はできなくなりました（2021年12月17日時点）。以下で説明しているレポート作成手順も実行できませんが、オートメーションで同じように設定ができるようになります。

オートメーション機能については、こちらの記事も是非ご覧ください。

オートメーションのボットでも、レポート機能とほぼ同じようにメール配信を設定することができます。

AppSheetのレポート機能

レポート機能の多様な使い方

AppSheetのヘルプセンターで紹介されているレポートの使い方は4つありますが、もっとも簡単で多い使い方は、メールの本文にレポートを書き込み配信することではないかもしれません。

1. PDFでレポートを作り配信する
   AppSheetではもっとも一般的な使い方として紹介されています。レポートのフォーマットをテンプレートとしてカスタマイズすることができ、好みのフォーマットのレポートを配信することができます。
2. メール・ショートメッセージにリマインダーを送る
   今回のレポート配信はこのケースです。メールなどで、期日が到来したアイテム（在庫・未処理の注文等）の一覧をメールなどで配信・注意喚起するというもの。メールの内容をカスタマイズすることもできます。
3. データチェック機能
   テーブルのデータから異常値を抽出、メールで警告する機能です。例えば、データの中から値がフランクになっている行を抽出、配信するなどです。
4. データの更新
   レポート機能を使って、テーブルのデータを更新することもできます。例えば、期限が近づいているアイテムについては、優先順位の列を「高」に変更することが想定されます。

結構いろいろなことができますね。個人的には、レポート機能を使ったデータ更新も面白いと感じます。

レポート配信のタイミング

レポート配信は、月次、週次、日次で自由に設定することができます。

月次も毎月特定日の他、第2週の火曜日、など日にちが特定できないケースも設定可能です。

また、時間も分単位で、時差も含めて自由に設定ができます。

AppSheetの自動レポート配信は有料

AppSheetレポート機能は便利ですが、自動で配信するためには、有料プランに加入しかつアプリをデプロイする必要があります。最後に説明しますが、デプロイしない場合は、手動で配信させることはできます。

デプロイについては、こちらの記事もご参照ください。

レポートを作成する

では、AppSheetでレポートを作成していきます。

BehaviorメニューのReportタブを選び、New reportボタンを押します。

ルール実行のタイミング設定

まず、レポートを作成するルールの名前、ルールを実行するタイミングを設定します。

ここでは、週2回（月曜日・木曜日）、日本時間正午に実行するルールにしてあります。

時間帯の設定は重要です。正しい設定にしないと、思わぬ時間にレポートが配信されてしまうことになります。ここでは東京標準時＝日本時間を設定しました。初期設定の「UTC」とはCoordinated United Time＝協定世界時のことで、日本とは9時間の時差となります。UTCの午後5時は日本時間の翌日午前2時となりますので、くれぐれも間違えないように・・・

レポートの対象テーブルを設定

続いて、レポートの対象テーブルを指定します。今回は、すでに賞味期限が近い商品リストをテーブルのスライスとして作成していますので、これを指定しました。

なお、Create report欄は「ForEntire Table」としました。ルールをテーブル全体に適用するか、テーブルの行ごとに実行するかを選択できます。「ForEachRowIn Table」を選択すると、テーブルの行ごとにレポートが作成されます。

スライスについては、以下記事もご参照ください。

タスクとしてメールを送信させる設定

次に、タイミングがきたときに実行させるタスクとして、メール送信させる設定をします。

画面下部の「Action 1」と書いてあるボタンを押すと、詳細設定画面が出てきます。

Task category欄で、Send an emailを選択し、タイミングが来たときにメール送信を実行させるようにします。宛先は、To欄の「Add」ボタンを押して追加できます。

メールアドレスの設定

Addボタンを押すと、アドレス入力画面が出てきます。送信先メールを入力します。複数メールを指定する場合は、さらにAddボタンを押します。

これでレポートをメール送信する設定は完了です。

最後に画面右上の「SAVE」ボタンを押して、設定を反映させます。

レポートの実行とメールの受信

アプリをデプロイしない場合レポートは自動で起動しませんが、手動で実行させることはできます。

レポート設定画面の右上にある「Run」ボタンを押すと、都度レポートが起動、タスクを実行します。

送信されてきたレポートは以下のようなものです。

賞味期限切れのアイテムが、テーブルの各項目を羅列する形で送られてきました。イメージもそのまま送信されてくるんですね・・・

ここまでは、AppSheetの標準形でレポートをメール送信させましたが、このフォーマットではちょっと見にくいですね。そこで、メール送信させるレポートのフォーマットをもう少し整えてみることにします。以下後編に続く・・・

シリーズ目次

素人がノーコードで在庫管理アプリを簡単に作る・・・実際に作ってみるとどうなるのか？AppSheetを使って食料品の在庫管理アプリを作ってみました。バーコードの読み取り、入庫、出庫の動きをアプリで作りながら、ポイントや気づきを中心に触れてみました。素人ですので、書いてあるよりも良い方法もあるかもしれませんが、AppSheetからアプリを使い始めるまでの流れは一通り説明しています。実際の開発時間は、夕食後の時間を使って一週間程度です。さらに続編として、入出庫履歴の記録と在庫データの表示も追加しています。

在庫管理アプリ構築編

個別処理編

Yahoo!商品検索APIから情報自動取り付け編