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【AppSheetで在庫管理】メール配信する在庫レポートのフォーマットを変更する

2021/04/14

Appsheet

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【AppSheetで在庫管理】メール配信する在庫レポートのフォーマットを変更する




前編では、期限間近の在庫リストをメールで配信するレポート機能を使いました。でも、配信されたメールはちょっと見にくいですね。


【AppSheetで在庫管理】期限が近い在庫レポートをメールで配信する

AppSheetで在庫管理アプリを作るシリーズ、賞味期限切れリストを作ったが見にいくのが面倒というので、リストをメールで配信することにしました。


そこで、後編ではメールに掲載されるリストのフォーマットを変えるテンプレートを作り、ちょっと見やすいものにしてみます。

ご注意

AppSheetでは、レポート機能をオートメーションのボット機能に統合されることを発表しています。また、新しいレポートの作成は近日中にできなくなるとのことです(2021年4月17日時点)。以下で説明しているレポート作成手順も実行できなくなります。レポート配信のためのタスク作成については、オートメーションでも同じように引き続き設定が必要です。



オートメーション機能については、こちらの記事も是非ご覧ください。


【AppSheetで在庫管理】ワークフローを使わずオートメーションのボットで入出庫履歴を記録する

AppSheetで在庫管理アプリを作るシリーズ。オートメーション機能のボットを使って入出庫履歴の記録と残高ゼロ在庫の削除を同時に行うプロセスを構築します。

オートメーションのボットでも、レポート機能とほぼ同じようにメール配信を設定することができます。

Googleドキュメントでレポートのテンプレートを作ることができる

AppSheetで送信するメールのフォーマットは、

  • Googleドキュメント
  • Microsoft Word
でテンプレートとして作成することができます。スプレッドシートもGoogleで作っていれば、テンプレートもドキュメントで作ると簡単ですね。Googleファミリーに取り込まれていきますが。

テンプレートを作る

テンプレートは白地から作ることもできますが、既にレポートがある場合には、AppSheetが自動的に作ってくれますので、これを改修していけば簡単です。なお、作りたてのレポートの場合は、SAVEボタンを押して同期させると、テンプレートが作れるようになります。

ここでは、前編で作ったレポートとそのタスクをもとに、テンプレートを作ります。

メールのテンプレートを手動設定に変更する

BehaviorメニューのReportsタブで作成したレポートを表示させ、Run these tasks欄のタスクボタンを押して、タスクを表示させます。

中ほどに、「Use default content?」というスイッチがあります。これをオフにすると、メールの詳細設定画面が下に続いて出てきます。


AppSheetで在庫管理、メール配信の自動フォーマットをオフにする

Email content欄で、メールのタイトルやCC、BCCの設定を変えることができます。

テンプレートを作成・表示する

Email Body Templateの項目を見ると、この時点ではファイル名はありませんが、「Create」ボタンがあるのでこれを押します。画面上では何も起きませんが、既定のフォルダ(Googleドライブ)にテンプレートが作成されます。

AppSheetで在庫管理、メール送信用テンプレートを作成する

Createボタンを押してしばらくすると、ファイル名と「View」ボタンが現れます。


AppSheetで在庫管理、Viewボタンを押してメールテンプレートを表示する

「View」ボタンを押すと、Googleドキュメントが別ウィンドウが起動し、テンプレートが表示されました。


これを書き換えることでお好みのフォーマットを作ることができます。

テンプレートを加工・編集する

テンプレートでは、表示させる列の名前を「<<」「>>」で括ります。例えば、「<<[Barcode]>>」といった感じです。

このままでは見にくいので、表の形にしてみます。Wordやドキュメントで表を作るように、テンプレートに表を入れていきます。「<<」「>>」で括られていない部分は、そのままメールに表示されます。


AppSheetで在庫管理、レポートのテンプレートを表形式にする

なお、繰り返し表示される部分については、「<<Start>>」「<<End>>」で挟みます。テンプレートに織り込まれない場合がありますので、なければ追加しておきます。Start式にスライスを指定することで、スライスのデータを選択、順にデータ処理されるようにします。式は以下の通りです。


<<Start: Select(テーブル名[列名], TRUE)>>


これでテンプレートが出来上がりました。メールヘッダや本文を追加したり修正することもできます。Googleドキュメントでは自動保存ですので、編集次第、アプリ開発画面に戻ります。

送信されたレポートを見てみる

前編でもご説明した通り、レポートは手動で送信させることができます。レポート設定画面の上部にある「Run」ボタンを押してレポートのタスクを実行させます。


AppSheetで在庫管理、レポートのメールを手動で送信


では、送信されたレポートを見てみましょう。


AppSheetで在庫管理、アイテムを表形式で表示するメールを送信

テンプレートの通りに表形式になったリストが送信されてきました。

カッコ良いレポートや、請求書のメール送信など、テンプレートを整えていろいろなものをレポートとして作り送信できそうですね。

シリーズ目次

素人がノーコードで在庫管理アプリを簡単に作る・・・実際に作ってみるとどうなるのか?AppSheetを使って食料品の在庫管理アプリを作ってみました。バーコードの読み取り、入庫、出庫の動きをアプリで作りながら、ポイントや気づきを中心に触れてみました。素人ですので、書いてあるよりも良い方法もあるかもしれませんが、AppSheetからアプリを使い始めるまでの流れは一通り説明しています。実際の開発時間は、夕食後の時間を使って一週間程度です。さらに続編として、入出庫履歴の記録と在庫データの表示も追加しています。


その11:おわりに
その17:メール配信する在庫レポートのフォーマットを変更する

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